Grundsätze elektronischer Rechnungen

1. Sind alle Rechnungen gleich zu behandeln?

Ja - Egal, ob elektronisch oder in Papierform, es gelten die gleichen Anforderungen: Die Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen. Ganz besonders die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Für den Empfang elektronischer Rechnungen muss außerdem Einvernehmen zwischen Rechnungsersteller und -empfänger über den elektronischen Empfangsweg bestehen.
Dies wird über die kostenfreie Registrierung bei b4 gewährleistet.

2. Sind elektronische Rechnungen technologieneutral?

Ja - da eine elektronische Rechnung einer gedruckten gleichgestellt ist, sind Aussteller in ihrer Entscheidung frei auf welcher Art und Weise sie versandt wird.
Aus diesem Grund bietet b4 neben dem elektronischen Postversand auch den traditionellen Postversand weiterhin an.

3. Wie können Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet werden?

Über ein Kontrollverfahren innerhalb des Betriebs muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Außerdem muss die korrekte Übermittlung der Rechnung vom Betrieb überwacht werden.
b4 bietet den Versand der elektronischen Rechnung mit qualifizierter Signatur an. Diese gewährleistet die Rechtssicherheit für Sender und Empfänger.

4. Was gewährleistet die elektronische Signatur?

Sie gewährleistet per se Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung. Bei der elektronischen Signatur muss der Empfänger ihre Echtheit kontrollieren und das Ergebnis festhalten.
Als registrierter Teilnehmer übernimmt b4 die Erstellung von Zertifikat und Prüfprotokoll kostenfrei für Sie.

5. Wann gilt eine elektronische Rechnung als lesbar?

Lesbar ist eine Rechnung dann, wenn die Pflichtangaben zur Umsatzsteuer für das menschliche Auge durch den Einsatz eines Betrachtungsprogramms den Inhalt sehen kann.
Dies ist durch die Zustellung z.B. bei PDF-Formaten sichergestellt.

6. Wie werden die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung überprüft?

Name und Anschrift von Unternehmen und Empfänger müssen genauso angegeben sein wie das Ausstelldatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. die Art der Leistung.
b4 überprüft automatisch die nach §14 UStG. notwendigen Pflichtangaben.

7. Wie lange müssen elektronische Rechnung aufbewahrt werden?

Umsatzsteuerrechtlich gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren für Rechnungen. Dabei dürfen sie nicht verändert, gelöscht oder vernichtet werden.
Hierzu bietet b4 eine Langzeitarchivierung für alle Dokumente an. Mit einer Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online wird eine kaufmännische Software integriert, die eine ganzheitliche Auftragsabwicklung ermöglicht.

8. Wie können Papierrechnungen digitalisiert werden?

Unter bestimmten Voraussetzungen können Papierrechnungen eingescannt werden. Die Originale können danach vernichtet werden, wenn sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind.
Für die Digitalisierung bietet b4 den Service Scan2Inbox (Link) an.

9. Wie können die Rechnungsvorgänge nachvollziehbar gemacht werden?

Bei elektronischen Rechnungen gilt die Dokumentationspflicht - und zwar für alle Geschäftsabläufe. Von dem Vorgang der Rechnungsstellung beim Versender über den Zustellungsweg bis zur Rechnungsprüfung beim Empfänger. Die Dokumentation muss über den gesamten vorgeschriebenen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden.
b4 bietet neben der automatischen Prüfung nach §14 UStG., der qualifizierten Signatur, der kostenfreien Erstellung von Zertifikat und Prüfprotokoll, verschiedene Archivierungslösungen an.

10. Unterliegen elektronische Rechnungen dem Recht auf Datenzugriff?

Ja - Bei unangekündigten Kontrollen zur Umsatzsteuer können Prüfer einen Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten und Dokumente fordern. Dieser Zugriff muss unverzüglich bzw. in angemessener Zeit zur Verfügung stehen.
Über die b4 Langzeitarchivierung oder die Services unseres Partners DATEV können diese Anforderungen sicher gestellt werden.