Bis eine Eingangsrechnung schlussendlich in einem Papierarchiv landet, durchläuft sie in den meisten Unternehmen einen langwierigen Prozess. Neben dem Entkuvertieren und Sortieren beim Posteingang werden Rechnungen in den Fachabteilungen zunächst inhaltlich und später von der Buchhaltung formell geprüft. Zuvor wird sie allerdings verschiedenen Personen zur Prüfung oder Kenntnisnahme vorgelegt und wird ganz am Ende des Freigabeprozesses endlich gebucht, kontiert und bezahlt, bevor Sie ins Ablagesystem gelangt. Oft sind die Zeiten für z.B. Skonti bis zur Zahlungsfreigabe bereits abgelaufen. Dazwischen kann es sein, dass ein wichtiger Beleg während seiner Reise durch die Abteilungen nicht mehr auffindbar ist und erst am Ende der Prozesskette wieder auftaucht.

Mit dem Papier-Ersatz-Prozess (PEP) von b4 werden diese Schritte elektronisch abgebildet und protokolliert. Das ist nicht nur erheblich schneller und sicherer sondern gibt den Verantwortlichen zu jeder Zeit vollen Zugriff auf das elektronische Dokument und seine Daten. Sie sparen Zeit und Geld und sorgen für sich und Ihre Mitarbeiter für größtmögliche Transparenz!

Auch Papierbelege und Dokumente per E-Mail lassen sich mit Scan-2-Inbox und Mail-2-Inbox in PEP integrieren!